Arbejdsopgaver

Sådan gør du enhver arbejdsopgave til en leg

Kender du det med at have en hård arbejdsdag? Eller følelsen af at noget skal over banen i en fart og at du derfor heller må arbejde på det flere timer i stræk hver dag for at nå det? Bare fordi du har en deadline så behøver det ikke at være sådan.

Efter at have defineret Kaizen som 1 minut pr. mål pr. dag så vil jeg gerne give dig en anden vinkel på hvordan du kan bruge Kaizen i dit arbejde. Jeg kalder det Kaizen In Progres. Det er karakteriseret ved det samme princip som 1-minutshandlingen, men bare tilpasset det faktum at du har mere tid til at udføre dine kaizenhandlinger i – du har flere arbejdstimer til rådighed end fritidstimer – og at du har en deadline. Fordi 1 minut hver dag og du har en kæmpe rapport der skal være færdig til på tirsdag. Det går ligesom ikke.

Kaizen In Progres er en arbejdsopgave der er gjort overkommelig for dig. Afhængig af arbejdsopgavens størrelse og hvornår din deadline er, så betyder du at du arbejder på den i kortere intervaller en eller flere gange om dagen. Det bliver meget abstrakt, så lad mig komme med nogle eksempler.

Er du eksempelvis lærer og skal rette 25 opgaver hver uge, så retter du 5 opgaver om dagen. Afhængig af hvordan dine undervisningstimer ligger eller hvornår på dagen du mest effektivt kan rette opgaverne, så kan du enten vælge at rette alle 5 lige i streg eller sprede dem ud over dagen. Denne metode kan du også bruge hvis du sidder og skal svare på helt konkrete opgaver. Det kan være som et led i en uddannelse, eller hvis en chef har stillet dig en bestemt opgave. Del opgaven op i delopgaver som maks tager 1/2 time at besvare, gerne kun et kvarter hvis du kan se hvordan det kan gøres. Plot så x antal 15 min/30 minutters arbejde på opgaven ind i din kalender, eller hvis du er mere ustruktureret som mig, find ud af hvor mange gange om dagen du  skal lave 15 min på opgaven og sørg for at alle gange er gjort når arbejdsdagen er forbi. På den måde kan du overholde din deadline. Men det betyder også, at du får en arbejdsdag der er delt op i meget små bidder. Er du en der elsker at dykke ned i dit arbejde i timevis, som jeg var det engang, så gør det med de arbejdsopgaver du elsker og brug den anden teknik til dem du finder svære eller kedelige. For der flere fordele ved at gøre det på denne måde. Fordelene er at du ikke kører død i det, men fortsætter støt og roligt mod din deadline. Du får desuden en mere varieret hverdag uden at komme til at sidde “fast” i stolen. Samtidig så vil det at du sætter opgaven “på pause” i et par timer, gøre, at din underbevidsthed vil arbejde videre på den og finde på en masse spændende indsigter mens at du arbejder videre med noget andet. Når du så vender tilbage til opgaven lidt senere på dagen, vil du mærke et helt andet positivt gå-på-mod og lyst end hvis du havde siddet med den samme opgave hele formiddagen.

Har opgaven karakter af at være meget teknisk eksempelvis, eller i det hele taget meget lille og kompakt, eksempelvis noget svær tekst/regler/software du skal sætte dig ind i, så kan det faktisk være en fordel at gå endnu længere ned i tid i starten. Du kan starte med at læse indledningen – hvad handler teksten om, hvad er det helt overordnet set for nogle nye regler der er kommet på området, hvor køber jeg dette software. Skynd dig så at hoppe ud af opgaven igen. Lidt senere kan du så læse det første afsnit, den første regel, få installeret softwaren og således fortsætter du. Er det ikke så svært som du havde frygtet – og her skal du virkelig være ærlig overfor dig selv – så kan du sætte tidsintervallet lidt op. Jeg anbefaler at starte med 5 min og så køre det op til 15 maks 20. Så skal du nok få has på opgaven.

Står du derimod med den sidste type af opgaver, de små men så er der til gengæld også rigtigt mange af dem, så er der noget andet du kan gøre for at få en skønnere arbejdsdag. Dine arbejdsopgaver er allerede små. Det kan være der er mange kunder du skal ekspedere, det kan være der er mange små episoder med de børn du passer, eller det kan være at du har mange ansvarsområder eller et komplekst job som helt overordnet kræver, at der er mange mindre ting du skal tage dig af. Er det sådan, kan det godt føles som om, at det bare bliver ved og ved og at det aldrig får en ende. Du skal snarere gøre det omvendte, nemlig samle dine små opgaver til lidt større delmål, så du kan føle en glæde hver gang du når et sådant. Og så dagen ikke føles så lang ikke mindst. Det kan f.eks. være når kundestormen er ovre de første par timer af butikkens åbningstid, tiden inden formiddagspausen, når det daglige orienteringsmøde om morgenen er overstået eller andre lignende holdepunkter i din arbejdsdag. Sørg for at der ikke går for lang tid imellem dem. Gerne kun 30 minutter. Tænk over hvornår du kunne sige til dig selv, at nu har du nået et delmål hele dagen igennem. Måske vil du her nikke genkendende til, at det faktisk er lige præcis det du gør, hvis du har en hård dag eller du en dag bare er meget træt. Så er det som om at du slet ikke kan overskue hvordan du skulle komme igennem dagen uden de her delmål. Men faktisk så har din krop brug for sådanne delmål hver dag. Og i jo højere grad du er i stand til at glæde dig over at du nu er færdig med en arbejdsopgave der tog 10 min (15/20/30 i de andre tilfælde) så vil du i højere grad møde dig selv som den du faktisk er. Et menneske, som er mest glad og fungerer aller bedst ved at udføre små arbejdsopgaver.

Hvilken arbejdsopgave er den letteste for dig at begynde at udføre på denne måde? Fortsæt med denne proces og inddrag gerne din arbejdsgiver på sigt i processen, så I sammen kan skabe overskud fremfor pres på arbejdspladsen.

Hav en god arbejdsdag!

Published: 17. april 2015 | Comments: 2